Co to jest pro forma i dlaczego używamy jej w Useme?

W polskim obrocie gospodarczym możemy spotkać się z różnymi dokumentami potwierdzającymi sprzedaż usług i towarów. Znajdziemy wśród nich dobrze znane faktury VAT i faktury uproszczone, rachunki i paragony, a także pro formy.

1. Faktura pro forma: co to jest?
2. Co różni fakturę pro forma od faktury VAT?
3. Kiedy i w jakim celu wystawia się faktury pro forma?
4. Pro forma w Useme
5. Co musi zawierać pro forma?
6. Dlaczego pro forma w Useme nie ma numeru NIP?

Faktura pro forma: co to jest?

Faktura pro forma to dokument wystawiany jako część oferty handlowej. Jej rolą jest potwierdzenie złożonej oferty: wartości i usług, jakie zostały zamówione.

Pro forma prezentuje również wygląd faktury końcowej i pozwala zweryfikować poprawność danych, na jakie zostanie ona wystawiona. Pozwala więc wprowadzić poprawki bez konieczności wystawiania not korygujących lub korekty faktur.

W myśl kodeksu cywilnego wystawienie pro formy może również funkcjonować jako oświadczenie woli i potwierdza chęć zawarcia umowy i dokonania transakcji.

Co różni fakturę pro forma od faktury VAT?

Pro forma i faktura VAT zawierają te same dane i szczegóły, z tym zastrzeżeniem, że ta pierwsza musi zawierać wyraźne oznaczenie, które pozwoli bez wątpliwości odróżnić ją od faktury VAT - na ogół jest to adnotacja “pro forma” w nazwie dokumentu.

Podobnie status prawny pro formy jest zupełnie inny niż “zwyczajnej” faktury VAT. Nie jest ona bowiem dokumentem księgowym i nie niesie ze sobą skutków prawnych i podatkowych. Nie stanowi więc podstawy do ujęcia kosztu lub przychodu ani odliczenia VAT. Nie ma również obowiązku odnotowywania jej wpłynięcia w ewidencji księgowej.

Kiedy i w jakim celu wystawia się faktury pro forma?

Faktura pro forma jest wygodnym i coraz powszechniejszym rozwiązaniem. Pozwala ona na:

• przedstawienie szczegółów oferty transakcji;
• dopracowanie szczegółów oferty;
• wprowadzenie poprawek w nazwie odbiorcy lub przedmiocie faktury przed wystawieniem faktury VAT;
• ogranicza konieczność wystawiania not i faktury korygujących;
• zaprezentowanie, jak będzie wyglądała końcowa faktura VAT.

Pro formę stosuje się również jako zapowiedź wystawienia regularnej faktury VAT w niedalekiej przyszłości. Niekiedy bywa również stosowana jako nieformalne wezwanie do zapłaty przeterminowanej faktury VAT.

Pro forma w Useme

W Useme stroną inicjującą rozliczenie jest zawsze wykonawca umowy, dlatego musimy zweryfikować szczegóły i wartość rozliczanej pracy, zanim wystawimy wiążące dokumenty księgowe.

Ich ewentualna korekta lub wyjaśnianie nieporozumień to utrudnienie procesu, który Useme ma za zadanie upraszczać i przyspieszać.

Pro forma pozwala zleceniodawcy sprawdzić, czy przedmiot umowy wyszczególniony w dokumencie, jego wartość i dane odbiorcy są poprawne i odpowiadają wcześniejszym ustaleniom z freelancerem.
W pro formie możemy bowiem edytować każdy element zgodnie ze wskazaniami stron na podstawie pisemnej prośby wysłanej przez e-mail lub zgłoszonej telefonicznie. W przypadku faktury VAT, która jest dokumentem księgowym, takie rozwiązanie wymaga generowania dodatkowych dokumentów, często z wysyłką tradycyjną pocztą.

Dzięki pro formie zleceniodawca zyskuje pewność, że końcowy dokument, jaki otrzyma - faktura VAT od Useme - będzie zawierał poprawne dane.

Aby rozpocząć transakcję należy opłacić pro formę: jest to dla nas potwierdzenie przyjęcia oferty handlowej i rozpoczęcie transakcji. Ma to szczególnie duże znaczenie, ponieważ w ten sposób jako zleceniodawca potwierdzasz przyjęcie już wykonanej pracy lub zamówienie wykonania określonego zlecenia.

Fakturę VAT wystawiamy w Useme niezwłocznie po zaksięgowaniu płatności za opłaconą pro formę. Jeśli zatem opłacisz pro formę korzystając z szybkich transakcji online (np. szybki przelew, transakcja kartą), fakturę VAT otrzymasz w czasie rzeczywistym.

Co musi zawierać pro forma?

Chociaż pro forma nie jest dokumentem księgowym, musi zawierać dane, które będą widoczne na późniejszej fakturze VAT. Zaliczają się do nich:

• tytuł wraz z zaznaczeniem statusu pro forma i numer dokumentu;
• dane podmiotu wystawiającego i dane odbiorcy faktury;
• przedmiot transakcji;
• wartość przedmiotu transakcji w kwocie brutto i netto oraz stawkę VAT;
• termin płatności.

Jeśli pro forma zawiera miejsca na podpisy stron, może być również traktowana jako umowa.

Dlaczego pro forma w Useme nie ma numeru NIP?

Ponieważ pro forma nie jest dokumentem księgowym, a stanowi ofertę handlową, nie umieszczamy na niej numeru NIP, aby uniknąć nieporozumień księgowych.

Numer ten jest widoczny na wszystkich wystawianych przez Useme fakturach VAT, zarówno polskich, jak i międzynarodowych.